Государственная регистрация, экспертиза и сертификация в России и Украине.
State registration, expertise and certification in Russia and Ukraine.

 

Легализация документов.

Легализация документов: что это и зачем это нужно?

Легализация документа – это совершение ряда определенных формальных процедур для придания документу юридической силы на территории другого государства. Конечной целью процедуры легализации документа, выданного на территории одного государства, является возможность его представления в официальные органы другого государства.

Легализация документа требуется практически всегда, когда его необходимо представить в официальные органы другого государства. Это означает, что документ, выданный, например, в России, имеет юридическую силу только на территории Российской Федерации, где его можно полноценно использовать, но для его представления в официальные органы другой страны потребуется легализация.

Исключением из этого правила являются некоторые типы документов, которые не подлежат легализации, а также некоторые страны, с которыми у России заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации (список таких стран Вы найдете в приложении №2 к настоящему документу).

Легализация документа всегда осуществляется на территории только той страны, в которой он был выдан и/или оформлен.

 В каких случаях легализация не требуется?

Легализация документа не требуется только в трех случаях:

- когда учреждение, в которое Вы представляете документ, не требует его легализации;

- когда между Россией и государством, на территории которого Вы планируете использовать

документ, заключен двусторонний договор, отменяющий требование легализации;

- когда легализация документа невозможна по причине его вида/типа/характера.

Во всех остальных случаях легализация документа для его отправки за рубеж обязательна.

 Виды и особенности легализации документов

Существует два основных вида легализации документов – проставление штампа «Апостиль» и консульская легализация. Выбор вида легализации в каждом конкретном случае зависит от страны назначения документа, т.е. страны, в официальные органы которой он будет впоследствии представлен.

 Проставление штампа «Апостиль» (иногда данную процедуру также называют «упрощенная легализация» или «апостиллирование») применяется для отправки документа в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года, отменяющей требование консульской легализации и вводящей процедуру упрощенной легализации – проставление штампа «Апостиль».

Упрощенной такая процедура называется именно потому, что, с одной стороны, апостиллирование осуществляется достаточно быстро и только одним уполномоченным органом, а, с другой стороны, документ приобретает юридическую силу на территории всех стран, присоединившихся к Гаагской конвенции.

Если же страна, в которую Вы готовите документ, не является участником Гаагской конвенции, необходима консульская легализация . Это более сложная процедура, включающая в себя удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ, органах МИД РФ, а затем в консульстве страны назначения в Российской Федерации. При этом документ будет иметь юридическую силу на территории только той страны, отметка консульства которой на нем стоит.

Также выбор процедуры легализации может быть основан на типе документа, так как существует ряд документов, которые не подлежат ни консульской легализации, ни апостиллированию. В основном это касается коммерческих документов – договоров, инвойсов, коносаментов, различных товарораспорядительных документов и других документов, связанных с внешнеэкономической деятельностью, и для них существует отдельная процедура – легализация документа в Торгово-промышленной.

 Проставление штампа «Апостиль»

Упрощенная процедура легализации - проставление штампа «Апостиль» - осуществляется для представления документа в официальные органы страны, являющейся участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (полный список таких стран вы найдете в приложении №1 к настоящему документу).

В большинстве случаев проставление штампа «Апостиль» осуществляется на копии документов, удостоверенные нотариально (это могут быть копии личных документов – свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц – уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или на документы, оформленные у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).

В вышеуказанных случаях проставление штампа «Апостиль» осуществляется органами юстиции РФ по территориальному принципу – документы, оформленные нотариусами определенного региона, могут быть апостиллированы только в управлении юстиции такого региона.

Консульская легализация

Консульская легализация документа осуществляется для его использования на территории государства, не являющегося участником Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года. Данный вид легализации осуществляется в три этапа:

1. Удостоверение документа в органах Министерства юстиции РФ;

2. Удостоверение документа в органах Министерства иностранных дел РФ;

3. Удостоверение документа в консульстве страны назначения.

Только после прохождения всех трех вышеуказанных этапов документ полностью готов для представления в официальные органы страны назначения. В большинстве случаев осуществляется консульская легализация копий документов, удостоверенных нотариально (это могут быть копии личных документов – свидетельств о рождении, смерти, заключении брака, расторжении брака, дипломов, аттестатов и пр., а также копии учредительных документов юридических лиц – уставов, учредительных договоров, свидетельств о постановке на учет в налоговых органах и пр., а также многие другие документы) или оригиналов документов, оформленных у нотариуса (например, доверенности, согласия на выезд ребенка за рубеж и т.д.).